ניהול שוטף של המשרד

• תפעול משרד שוטף, כולל ניהול תהליכי התרחבות

• הזמנת ציוד, חומרי פרסום, חומרי הדרכה, ריהוט משרדי וציוד אלקטרוני לפי הצורך, ומעקב ובקרה על מלאים

• תיאום נסיעות לחו"ל לצוות העמותה כולל נסיעות לכנסים בארץ ובחו"ל - רכישת כרטיסי טיסה, הזמנת מלונות, השכרת רכב, רישום משתתפים וכו'

• אחריות על הכנת חומר וכתיבת פרוטוקולים מעת לעת של החלטות הועד המנהל

• תחזוקת מערכת הנהלים של העמותה

פעילות פיננסית

• התנהלות שוטפת מול מחלקת הנהלת חשבונות ומנהלת הפיננסים.

• ריכוז נתוני השכר ותפעול כלל התהליך כולל הזנת תלושי השכר המופקים בבנק

• תפעול ומעקב אחר חשבונות הבנק וכרטיסי אשראי בארץ ובעולם

• טיפול בהנפקת וגריעת כרטיסי אשראי לרכזים

• ניהול תזרים הכנסות והוצאות וביצוע תשלומים לספקי החברה

• ריכוז הוצאות בארץ ובחו”ל והפקת דו”חות שוטפים ונסיעה לחו”ל בהתאם

• הכנת דיווחים כספיים של העמותה אחת לרבעון או על פי דרישה

• תפעול ביטוחי העמותה – ביטוח עמותה, ביטוח אחריות מקצועית וביטוחים פנסיונים לעובדים.

• ניהול תורמים וגיוס משאבים: מעקב ובקרה שנתיים, הפקת חשבוניות וקבלות, המצאת דוחות ומסמכים

דיווחים תקופתיים

• טיפול בנושא ניהול התקין של העמותה

•  הכנת וקטלוג חשבוניות/מסמכים לטובת הדוח השנתי

• הכנת דוחות תקופתיים בהנחיית מנהלת הפיננסים והנה"ח (דוח כספי, דוח מילולי, דוח אסיפה, פרוטוקול ועוד)

• הכנת דוחות לוועדת ביקורת

• הכנה ואיסוף חומרים לאסיפה השנתית מצוות העמותה

• כינוס ישיבות כגון: ועדת ביקורת, אסיפה שנתית והנהלת העמותה

• רישום פרוטוקול, חומרים נלווים והפצתם